Utilisateurs

Retour à l'aide | Catégorie: Admin | Imprimer

IAE Link met en relation différents utilisateurs. Pour l’heure, les utilisateurs sont les étudiants, les diplômés, le staff.

 

Rechercher un utilisateur

Pour rechercher un utilisateur, survolez l’onglet Administration puis cliquez sur Utilisateurs.

 

 















Vous arrivez ainsi sur une page qui se décompose en plusieurs parties :


























- un module de recherche, dont vous pouvez accroître les critères en cliquant sur Afficher les filtres avancés : en plus des champs Prénom, Nom, ID de l’utilisateur et Adresse e-mail, vous pouvez renseigner les champs Filière, Spécialisation, Référence de diplôme, Promotion, Parcours, Type d’utilisateur, Statut et Rôle.

- le bouton Exporter vous permet d’exporter l’ensemble (ou une sélection) des informations concernant l’ensemble des utilisateurs (ou une population donnée) (voir la section Exporter les utilisateurs).

- une série de graphiques donnant une représentation instantanée des différents types d’utilisateurs (diplômés, étudiants et staff) répartis par statuts (non enregistrés, validation du profil, compte activé, clé d’activation envoyée).

 

Pour rechercher un utilisateur, vous pouvez soit utiliser les barres de recherche, soit cliquer directement sur les graphiques (dans les camemberts, dans la légende ou sur les types d’utilisateurs) pour obtenir une première sélection d’utilisateurs. Vous pourrez ensuite affiner cette recherche.


Via le bouton Actions, différentes possibilités s’offrent à vous : modifier le compte d’un utilisateur, envoyer une clé de modification du mot de passe, visiter le profil d’un utilisateur, supprimer un utilisateur.

En cliquant sur le nom de l’utilisateur, vous pouvez modifier son compte.

 

La fiche utilisateur

Sous le nom de l’utilisateur, vous avez plusieurs onglets : Général, Identification, Académique, Info sup, Conjoint, Historique.

Dans chacun de ces onglets, vous pouvez modifier les informations de l’utilisateur. N’oubliez pas de les enregistrer en cliquant sur le bouton bleu en bas de la page avant de changer d’onglet.

 

Statut du compte

- Non enregistré : l’adresse mail de l’utilisateur n’est pas renseignée et il n’a donc pas pu être contacté pour activer son profil.

- Clé d’activation envoyée : l’utilisateur a reçu un mail afin d’activer son compte (cette clé est valable pendant 10 jours, une fois ce délai passé il faut renvoyer une clé).

- Validation du profil : l’utilisateur a créé son profil, l’administrateur doit le valider afin qu’il puisse activer son compte.

- Compte activé : l’utilisateur a activé son compte.

- Compte bloqué : un administrateur a bloqué l’utilisateur, ce dernier ne peut plus se connecter.

 

Envoi d’une clé d’activation

L’envoi d’une clé d’activation est l’une des actions les plus fréquentes dans la gestion des utilisateurs : un utilisateur vous contacte pour activer son compte, vous le recherchez dans la base et cliquez sur Action, puis Modifier son compte.

 

Vous arrivez sur sa fiche
.

Sous son nom, vous pouvez cliquer sur Envoyer une clé d’activation.
Une pop-up s’ouvre, cliquez sur Envoyer la clé.

 


































L’utilisateur recevra automatiquement un mail lui permettant d’activer son compte sur l’adresse mail renseignée.

 
Validation de profil

Régulièrement, de nouveaux utilisateurs créent leur profil sur IAE Link.

Ils apparaissent sous le statut Validation de profil dans le module de gestion des utilisateurs.

 

Un administrateur doit alors vérifier qu’il ne s’agit pas d’un doublon, en tapant le nom de l’utilisateur dans les barres de recherche (et en veillant bien à avoir réinitialisé les filtres afin de ne plus avoir le critère de recherche “validation de profil” sélectionné).

S’il s’agit d’un doublon, il faut supprimer l’un des deux profils (celui qui n’est pas à jour, ou n’importe lequel s’ils sont identiques).

S’il ne s’agit pas d’un doublon, l’administrateur doit vérifier les informations : identité, diplôme ou formation en cours, date de naissance, MyIAE ou non, etc.) et éventuellement les modifier/compléter.

L’enregistrement des modifications doit se faire onglet par onglet, en cliquant sur le bouton bleu en bas de chaque page.

Si toutes les informations sont correctes (ou une fois qu’elles le sont), vous pouvez passer le statut de l’utilisateur de Validation de profil à Clé d’activation envoyée, et envoyer la clé comme décrit ci-dessus.

 

Étudiant cotisant ou boursier

Lorsqu’un étudiant vous contacte pour vous signaler qu’il n’a pas accès aux offres de stage ou à l’annuaire alors qu’il est bénéficiaire du pack MyIAE, la première des choses à faire est de vérifier auprès des scolarités s’il a cotisé ou s’il est boursier.

Si tel est le cas, il faut modifier sa fiche profil comme indiqué ci-dessus en cochant la case Étudiant cotisant, puis cliquer sur le bouton Modifier l’utilisateur.

 

Ajouter un utilisateur

 

Lorsqu’un utilisateur n’existe pas dans la base, il est possible de le créer. Pour cela, dans la barre des tâches passez par Ajouter > Un utilisateur.

Vous arrivez sur une fiche de renseignements à compléter.

Les données obligatoires à renseigner sont la civilité, le prénom, le nom d’état civil, l’adresse e-mail personnelle, le statut du compte et le type d’utilisateur.

Par défaut, le statut du compte est “Non enregistré” ; vous pouvez sélectionner “Clé d’activation envoyée”.

Il est fortement conseillé de renseigner la date de naissance, cela permet d’éviter les confusions avec un possible homonyme.

Une fois que vous avez terminé de compléter les différents champs de la fiche, cliquez sur le bouton .


Vous arrivez alors la seconde partie de la fiche, dédiée à l’identification.

Cliquez directement sur le bouton .

 

Vous arrivez enfin à la partie Formation. Sélectionnez un diplôme ainsi qu’une date d’obtention. Si l’utilisateur est déjà diplômé, cochez la case prévue à cet effet.


Pour terminer, cliquez sur Ajouter cette formation.

 

Vous arrivez ainsi sur le récapitulatif de la fiche. Cliquez sur .

L’utilisateur recevra un mail lui proposant d’activer son profil sur IAE Link.

 

Cas d’un utilisateur diplômé

 

Lorsqu’il s’agit d’un utilisateur diplômé, il se peut que le diplôme soit désactivé s’il n’est plus préparé à l’IAE ou s’il a changé d’intitulé. Dans ce cas précis, consultez la section Gestion des diplômes dans le manuel.

 

Exporter les utilisateurs

Vous pouvez exporter l’ensemble des utilisateurs ou bien une sélection (réalisée au préalable en utilisant le moteur de recherche) en cliquant sur Exporter sous les barres de recherche.


Une pop-up s’ouvre et vous propose différents champs à exporter.Vous devez sélectionner les champs que vous ne souhaitez pas garder et cliquer sur la flèche qui pointe vers la gauche (située entre les deux cadres). A la fin de l’opération, vous devez avoir dans le cadre de gauche (intitulé “Champs exportables”) les champs dont vous n’avez pas besoin, et dans celui de droite (intitulé “Champs sélectionnés à exporter”), les champs qui vous intéressent.

Ensuite, sélectionnez le format de votre export dans le menu déroulant, puis cliquez sur Exportez les données.

Si l’export est très lourd, vous recevrez un mail quand il sera prêt à être téléchargé.

Evaluer l'utilité de cette réponse ci dessous

Les catégories de l'aide

L'aide en ligne vous permet une utilisation plus rapide et vous guide si vous rencontrez une difficulté sur le site.

Si vous ne trouvez pas une réponse, veuillez nous contacter.